告別瞎忙，提升生產力的三個習慣

上班時常常感覺一片混亂？有沒有什麼方法能讓工作更井然有序？

現代生活節奏緊湊，尤其上班時常常像是一場戰鬥，需要繃緊神經應付四面八方而來的任務，很多時候總覺得時間不夠用。

雖然科技進步帶來各種讓工作加速的生產力工具，但很多時候我們反而更忙了，甚至被通訊軟體、遠端連線程式搞到隨時都得工作，沒有下班時間。

冷蛋的正職是工程師，上班時會接觸一大堆走在時代前端的高效工具，但工作仍然會碰上卡關時刻，問題在哪呢？

原來不只工具要升級，自己的工作習慣也有需要升級的地方，這幾年我也不斷摸索嘗試。

這篇文章就分享三個簡單但重要的習慣，希望能幫助一些朋友工作時更順利。

透過筆記告別混亂

或許有些朋友覺得寫筆記只是怕忘掉所以做記錄，其實做筆記同時擁有讓自己清空大腦、幫助思考、事後覆盤、快速找回記憶、建立 SOP 等多種好處。

現代許多工作不像過去只有一條流水線做重複的事，而是可能同時有幾個專案在手上，還會時不時就被安插新的任務，我們的腦袋哪有辦法一口氣記住所有內容，還一邊處理事務呢？

這時筆記不只能讓我們「記得」各項任務，還能幫助我們「忘掉」那些不是正在做的任務。因為已經寫下來了，之後可以快速且正確地找回來，現在就能專心眼前的事，生產力自然提升。

一場會議後、接到新任務的第一時間、需要切換專案的交界、一天工作的結尾...都可以透過筆記讓我們安心放下腦中的內容，轉換到另一個需要專注力的地方。

如果有記錄，就能夠在一件事情告一段落時覆盤，也就是回顧檢討，找出一些下次可以更進步的地方，或者把重複發生的事建立 SOP，方便之後直接套用，不花太多力氣且品質穩定。

一天、一週及更長週期的尾端，又或者是一個任務的結束階段，這時都很適合利用筆記做覆盤。

筆記還有一個比較少朋友意識到的功用，其實筆記這個行為本身就「正在思考」，許多事情寫出來才更能理清思緒。

物理學家費曼有個小故事。有一次一位歷史學家拜訪他，看到他的手稿說：「很榮幸能看到費曼的思考記錄。」

費曼說：「不不不，這不是我思考的記錄，是我思考的過程，我都在紙上思考。」

歷史學家沒搞懂：「喔，你是說你在腦中思考，然後記錄在紙上。」

費曼說：「不，這不是『記錄』，而是『思考過程』。你必須在紙上思考，這只是那張紙。」

冷蛋固定寫文章，對這種「思考法」感受很深，常常邊寫才發現自己有些地方沒弄清楚，學到更多之前沒有特別想過的事。透過筆記思考，對生產力有很大的幫助。

在現代，「寫筆記」不一定是指用手寫字在紙上，你可以用畫的、用各種符號記錄，也可以在手機電腦上打字，或者用講的錄下來，還可以轉成逐字稿，甚至透過 AI 整理...

建立良好的筆記習慣，能讓自己在工作時事半功倍。

想辦法偶爾「躲起來」

工作時躲起來？這是什麼奇怪的建議，要找機會偷懶當薪水小偷嗎？不是這樣的，我不是要大家躲起來休息打混，反而是要「躲起來把事情完成」。

就像上一段說的，我們可能同時有一堆事情要處理，還必須接收從各種管道來的新訊息、新任務。一件事做到一半被插單，腦袋裡思考到一半被打擾...嘗試多工的結果常常是一件都做不好。

因此在現代工作環境，我們更需要建立一個保護機制，在有需要時能「躲進專注結界」，心無旁騖地把一件事處理好。

當然，不是所有工作型態都有辦法「躲起來」，例如消防員需要隨時待命處理緊急事故，櫃台服務人員要持續在第一線面對客戶，這些工作就是為了「面對狀況」而設計的。

但是大部份工作其實有辦法在一定限度內，設計出躲起來的時間或空間。

例如某些人上班的時段略有彈性，或許能刻意製造出比較少人打擾的時段，或者就自訂屬於自己的「黃金時間」，例如早上剛進公司的 90 分鐘，盡量不接受任何打擾，拿來處理最重要的任務。

所謂「不接受打擾」包括不收電子郵件，不看任何通訊軟體，關閉手機通知，甚至乾脆藏起來讓自己看不到、聽不到也碰不到，關閉上網的瀏覽器，連其他專案的內容都收起來，只專注在眼前要好好處理的問題。

上一段的筆記習慣在這裡就派上用場了，那些關掉的東西連同思考過程都被妥善記錄，因此可以將大腦中的雜訊清空，把全部資源用在目前的任務。

或者也能戴上耳機隔絕外界，即使不聽音樂也行，只是對外釋放出一個「正在專心」的訊號，就能減少許多潛在被打擾的可能。

很多朋友都知道工作時不太可能完全隔絕外界，尤其老闆與上司臨時交辦任務，可以完全不理嗎？當然不行，因此我們可以保留最低限度的緊急連絡方式，處理這些例外狀況。

但其實很多時候，那些臨時來的任務也不是真的那麼急，如果能為自己保留「固定躲起來」的時間與空間，並安排其他機會好好回應外界，久了許多人也能配合你的習慣做調整。

要是能把事情做好，有時半小時不回訊息，並不會真正影響到你的考績，甚至反而有加分。當然還是要看自己的工作性質與環境決定，要是條件允許，找個機會試試「躲起來的藝術」吧！

休息是長期任務

上面分享了「躲起來專心做事」的好處，這一段就真的是要「公開休息」了。休息不是偷懶、不是玩樂、甚至未必只是忙碌工作中的調適，而是一項任務，重要性不亞於其他專案。

大家都知道「休息是為了走更遠」，但休息的好處不只如此，有時候上廁所喝個水、跟同事聊幾句話，突然腦中就有靈感，剛剛困擾半天的問題說不定就被解決了。

我們的大腦很神奇，會在自己沒有意識的時候，在背景做許多整合與創造性思考。尤其是放鬆、睡覺、簡單活動的時候，腦中沒有一堆佔據運算資源的事項，這時效果最好。

這幾年 AI 表現亮眼，只要輸入幾句話一個問題，電腦就快速生成一堆成果。或許可以把大腦潛意識想像成「自己 GPT」，我們要做的就是把問題與提示詞輸入進大腦後，休息一段時間讓大腦在背後幫你處理任務，回頭來看可能會發現大腦生成了令人驚喜的成果。

所以大方且認真地看待休息吧！休息的方法與形式比我們想得更多元，除了最基本的喝水如廁、午休時段這些，也可以利用「番茄鐘工作法」之類的策略，透過短暫但頻繁地休息維持專注。

除此之外，好好利用自己請假的權利，能透過不同的節奏打造休息黃金比例，調適身心。從一項高強度的工作切換到另一項較輕鬆的小任務，也算是一種休息，休息與工作其實並不衝突。

跟上一段一樣，休息不一定會影響工作成果與績效，不如說積極地休息可能帶來更好的表現，在切換狀態時透過前面提到的筆記習慣，可以讓自己更放心地休息。

不要只把休息當成工作時「附屬」的回血手段，而是當成重要的任務去安排，你很可能會發現生產力不減反升。

好習慣讓工作更高效

說起來，冷蛋之所以開始接觸習慣養成領域，其中一個理由正是因為希望讓工作更順利。畢竟身為平凡小資族的我們，通常沒有不工作的權力，那麼如何讓工作時光更自在就是重要課題了。

本文分享了我嘗試過覺得受用的三個核心習慣──運用筆記系統、打造專注結界、認真規劃休息。三個習慣其實可以相輔相成，不但能進一步提升工作成效，也更省時、省力、又省心。

當然，所謂的「習慣」就是需要持續養成，而非衝刺一次就永遠解決一切問題的特效藥。但透過上面分享不難發現，這些習慣其實既合理又符合人性，也不難開始。

最近工作有碰到什麼困境嗎？從三種習慣中挑一種開始，或者想都試試也行，祝福你能告別瞎忙，更輕鬆掌控工作節奏。